Régua de cobrança: dicas para implementar agora

A sua empresa faz o acompanhamento do fluxo de entrada de pagamentos por meio de régua de cobrança?

O processo é muito importante, pois se não existirem estratégias para o acompanhamento pode haver maior taxa de clientes inadimplentes e o pior: a atividade de cobrança pode ser demorada, além de gerar insatisfação.

Quer saber como melhorar o desempenho de sua empresa? Hoje trazemos algumas dicas para que você possa evitar tais problemas e melhorar o fluxo de cobrança.

O que é a régua de cobrança?

A régua de cobrança é um conjunto de estratégias, somadas a regras e padrões para registrar, organizar e acompanhar informações de pagamentos de clientes - além, é claro, de definir os métodos de contato para possíveis cobranças.

Por meio da régua de cobrança, a sua empresa consegue acompanhar todos os valores a receber dos clientes, encaminhar notificações e mesmo facilitar as formas de pagamento.

Com essas informações é possível mapear:

● Taxa de pagamentos em dia;

● Perfil de clientes inadimplentes;

● Melhores processos de cobrança.

Como resultado, a sua empresa irá reduzir a inadimplência, manter o fluxo financeiro saudável e otimizar o processo de recebimento de pagamentos recorrentes.

Como implementar a régua de cobranças em minha empresa?

Neste momento é importante considerar algo: algumas empresas realizam o processo de cobrança de forma manual, o que não é indicado. E você sabe por quais motivos?

O primeiro deles é a possibilidade de cometer erros ou esquecimentos.

Quando a empresa faz os registros de vários clientes em planilhas ou mesmo no papel, nem sempre a cobrança é feita no dia exato.

Um outro problema pode ser o esquecimento do registro de pagamento, o que irá resultar em cobranças indevidas.

Além disso, realizar a cobrança manualmente também leva muito tempo.

Por tais motivos, sugerimos a utilização de softwares para o acompanhamento dos pagamentos e envio de notificações.

Abaixo trazemos outras dicas para que você consiga implementar uma régua de cobranças em sua empresa.

1. Crie um fluxo de cobrança

Você deve organizar os dados financeiros da sua empresa a fim de acompanhar os processos de pagamento. A partir dessas informações, você irá criar um fluxo de cobrança com os seguintes elementos:

1. Nome do cliente;

2. Valores a receber;

3. Data em que a venda foi realizada;

4. Data de vencimento;

5. Datas em que deverão ocorrer as cobranças;

6. Qual será o meio de comunicação para a cobrança (Ligação, WhatsApp, e-mail etc.);

7. Tipos de mensagem que serão enviadas para cada etapa de cobrança;

8. Quantidade de cobranças vencidas;

9. Quantidade de notificações enviadas

Ao utilizar softwares é possível automatizar todos os processos, desde o registro da venda até o vencimento das faturas, mas é necessário ter o fluxo bem organizado para que a cobrança ocorra da melhor forma possível.

2. Estabeleça etapas da cobrança e suas datas limite

Você deverá estabelecer cada fase do processo de cobrança de acordo com o tempo de inadimplência.

Estas etapas podem ser semanais, quinzenais, mensais ou trimestrais, por exemplo.

Na primeira semana de atraso pode haver a notificação por SMS com envio de lembrete de pagamento.

Na primeira quinzena pode haver a suspensão do serviço.

Após um mês pode haver a ligação para iniciar uma negociação com o cliente.

Delimitar as etapas é primordial para um bom processo de cobrança.

3. Faça o planejamento de como irá ocorrer o processo de cobrança

A sua empresa deve realizar a cobrança de forma estratégica para garantir bons resultados.

Após definir o fluxo de cobrança, estabeleça os melhores meios de contato com os clientes, que podem ser:

● SMS;

● WhatsApp;

● Ligação;

● E-mail;

● Carta.

Precisamos lembrar que a cobrança deve ter uma mensagem humanizada, que não seja agressiva, caso contrário, irá gerar insatisfação e mesmo dificultar ainda mais o pagamento.

Como funcionam as réguas de cobrança para diferentes meios de pagamento?

Você pode definir um tipo específico de cobrança para cada tipo de pagamento:

1. Transferência, PIX ou depósito bancário;

2. Boleto;

3. Cartão de crédito.

Veremos agora o funcionamento de cada uma delas.

Transferência, PIX ou depósito bancário

Este é um tipo de cobrança em que existe a negociação com o cliente para a realização do seu pagamento.

É interessante que o contato ocorra nas primeiras semanas do mês - período de recebimento de salário.

Para pagamentos via depósito, transferência ou PIX, você deve ter atenção quanto ao valor, pois às vezes o cliente pode cometer algum erro.

Neste caso, basta realizar o cálculo do valor que estiver em falta, podendo haver uma nova cobrança ou ainda a inclusão na próxima fatura a ser paga.

Pagamento por boleto

O envio de boletos é um dos métodos mais comuns. Por meio do seu encaminhamento é possível estabelecer o período de pagamento, além de possíveis multas e juros para cada dia de atraso.

Para evitar, porém, que o cliente pague valores a mais por atrasos, você pode encaminhar notificações com antecedência referentes ao vencimento do boleto.

Pagamento por cartão de crédito

Este é um tipo de cobrança que traz facilidades para o cliente, tendo a possibilidade de parcelamento do pagamento.

Mas é preciso atenção quanto a este método de cobrança e tenha isso claro: muitas vezes o pagamento pode ser recusado por falta de limite, ou ainda devido ao vencimento do cartão.

Neste caso é ideal notificar o cliente para buscar outra solução de pagamento ou ainda atualização de dados.

Considerações Finais

Como vimos, é muito importante para as empresas terem uma régua de cobrança para facilitar a realização de pagamentos.

O processo visa reduzir pagamentos em atraso, além de melhorar o contato com os clientes.

Gostou de nossos conteúdos? Evite agora mesmo a inadimplência com as nossas dicas e se quiser melhorar ainda mais os lucros, entre em contato conosco: estamos aqui para te ajudar!