Contas a receber: 7 dicas para o sucesso da sua empresa

Manter a organização das contas a receber é primordial para a saúde financeira de sua empresa.

E para saber se você está no caminho certo é importante fazer algumas perguntas:

● Você sabe quantas pessoas pagam em dia?

● Quantas estão inadimplentes?

● Quais as datas de vencimento das faturas?

● Quanto irá receber por mês?

Tem as respostas para todos estes questionamentos?

Caso não tenha, deve se organizar, afinal essas informações são essenciais para manter o bom desempenho de sua empresa.

A falta de registros de contas a receber pode aumentar o índice de inadimplência, o que por outro lado irá dificultar o crescimento do seu negócio.

A fim de melhorar o fluxo de pagamentos é necessário tomar algumas providências que falaremos a seguir. Nos acompanhe agora!

O que são as contas a receber?

Neste momento consideramos todos os valores que a empresa deve receber de seus clientes.

Ou seja, e como exemplo, consideramos uma empresa que vende um software em 10 parcelas de R$ 5.000,00.

Cada uma dessas parcelas é uma conta a receber até somar o valor total do produto.

Caso a empresa venda o mesmo software para outros empresários de forma parcelada, terá mais outras contas a receber.

Vale ressaltar que nem sempre os valores são iguais para cada cliente e as datas de pagamento podem variar.

Se não houver organização existe a possibilidade de erros de cobrança ou mesmo esquecimentos.

E algumas empresas passam por prejuízos por não terem o controle de seus pagamentos.

É aí que trazemos algumas dicas para você:

1. Tenha um departamento de contas a receber em sua empresa

A sua empresa deve contar com um setor que cuide do fluxo de caixa, com acompanhamento de entrada e saída de valores.

Além disso, esse setor deverá:

➔ Registrar datas de vencimento,

➔ Emitir notas fiscais,

➔ Realizar o relacionamento com o cliente - notificações, cobranças, negociações

➔ Listar recebimentos

➔ Mapear inadimplentes

Com esse departamento será mais fácil conseguir informações sobre contas a pagar e também a receber, o que irá melhorar todo o fluxo de caixa.

Para evitar prejuízos, tenha todas as contas de forma organizada. De preferência, conte com uma equipe para realizar o trabalho, mas se não for possível, é importante ter ao menos uma pessoa que faça o acompanhamento de todos os pagamentos.

2. Conte com um sistema de pagamentos

Um outro fator essencial é sempre manter a empresa atualizada. Alguns empresários ainda fazem registros em livro-caixa, contudo isso toma muito tempo e pode trazer inúmeros erros.

A tecnologia ajuda no processo de organização de contas a receber e existem diversos softwares que servem como apoio para evitar atrasos, notificar clientes e mesmo calcular a quantia de inadimplentes no mês.

Portanto, você deve atualizar o quanto antes a sua empresa.

3. Monte uma rotina

A sua empresa deve manter uma rotina de trabalho com as contas a receber, acompanhando datas de vencimentos.

Ter essa noção irá possibilitar uma organização maior entre datas de contas a receber e contas a pagar.

Assim, o seu negócio também consegue honrar com os próprios compromissos, como pagamentos de funcionários, aluguel, compra de novos produtos, tudo sem prejudicar o fluxo de caixa.

4. Mantenha sempre a atualização cadastral dos clientes

Embora o sistema de pagamentos tenha o registro dos clientes, será necessário sempre manter a atualização de suas informações de contato, afinal, você não quer cobrar a pessoa errada, não é mesmo?

É ideal sempre atualizar as seguintes informações:

● Endereço;

● Telefone;

● E-mail;

● Quantia de parcelas pendentes;

● Observações sobre o cliente: costuma pagar em dia? É um perfil que costuma atrasar?

Assim é possível manter contato de forma rápida e efetiva e manter o seu histórico para facilitar o processo de cobrança.

5. Encaminhe notificações e realize cobranças

Neste momento é primordial a sua empresa contar com uma régua de cobrança, que será um conjunto de regras para o contato de clientes.

Logo, será possível estabelecer datas de cobrança, meio de contato e mensagens que serão encaminhadas.

Após definir as datas de contato com o cliente será possível realizar notificações de forma automatizada informando sobre o atraso.

E que tal realizar o encaminhamento de boletos com antecedência? Essa é uma opção para evitar a inadimplência, que pode ocorrer por esquecimento.

6. Facilite os pagamentos

Para melhorar o fluxo de contas a receber, você deve definir quais serão os meios de pagamentos que os seus clientes terão. Hoje temos as seguintes opções:

● Pix;

● Depósito;

● Transferência (TED ou DOC);

● Cartão de Crédito;

● Boleto.

Há também outros meios, como o carnê, no entanto o boleto bancário é um dos meios mais comuns de pagamento.

O ideal, contudo, será achar o modo mais fácil para que seja realizado o pagamento sem quaisquer problemas.

7. Faça o controle de inadimplentes

É sempre importante manter um foco grande naqueles clientes que não pagam em dia.

Portanto, o seu departamento de contas a receber deve ter os registros de clientes com os seus perfis para identificar aqueles que são inadimplentes.

Não deixe de entrar em contato jamais!

A inadimplência é bem comum, mas é possível fazer negociações amigáveis para que as parcelas sejam pagas.

Considerações finais

Como vimos, é essencial organizar as contas a receber de sua empresa a fim de acompanhar o desempenho mês a mês.

O seu departamento de contas a receber deve fazer relatórios para acompanhar os pagamentos e propor novas soluções para reduzir a inadimplência.

Com o uso de softwares o processo é mais rápido e fica mais fácil identificar aqueles clientes que têm um perfil de pagar em atraso.

Se a sua empresa não tiver um departamento de contas a receber ou não tiver experiência com o processo, não deixe de nos acompanhar. Temos a solução ideal para você. Fale conosco agora!